SUBIEKTYWNIE

ABC pisania oficjalnych e-maili

Autor Justyna w Kierunek na styl i wizerunek dnia 28 września 2024 09:55

Jednym z narzędzi komunikacji w biznesie jest e-mail.

Obracając się w kręgu przedsiębiorców czy nawet pracując w korporacji często zadajemy sobie dużo trudu aby wywrzeć na rozmówcy pierwsze wrażenie. Jednak nie zawsze zdajemy sobie sprawę, że nawet to dobre wrażenie możemy popsuć wysyłając do przyszłego czy nawet obecnego klienta e-maila. Dotyczy to zarówno klientów zewnętrznych jak również wewnętrznych :)

Poniżej przedstawię Ci pięć bardzo ogólnych zasad pisania e-maila oficjalnego abyś dosłownie w minutę  mogła/-ógł przyswoić je sobie.

1. W pierwszej kolejności należy zadbać o swój profesjonalny adres e-mail, najlepiej skojarzony z Twoją domeną firmą, np. biuro@twojafirma.com. 

2. Krótki, jasny tytuł stanowi streszczenie treści zawartej w korespondencji. Razem z treścią stanowi on jedną całość i powinien być wprowadzeniem  adresata  do  naszej wiadomości, np. Plan działania na październik 2024.

3. Przywitanie się odbywa się za pośrednictwem oficjalnych zwrotów typu: "Dzień dobry, ...", "Szanowna Pani, ...". Jeżeli znamy adresata naszej korespondencji możemy przywitać się "Pani/-e XXX,...". 

4. Sama treść e-maila w odróźnieniu od zwykłego listu róźni się stylem i nie jest już tak  wyszukana. Przoduje elegancja, prostota, przejrzystość pod względem treści. 

5. Podobnie jak przywitanie, żegnamy się oficjalnymi zwrotami  i tutaj proponuję używać: "Z wyrazami szacunku", "Z poważaniem", "Łączę wyrazy szacunku". 

Skoro jest to e-mail oficjalny to pamiętaj o oficjalnym podpisie, który zawiera: imię i nazwisko, stanowisko,  dane teleadresowe firmy, logo. Dobrze jest umieścić także link do naszej strony internej, gdzie klient będzie mógł od razu zobaczyć Twoją ofertę oraz jest to ważne z punktu pozycjonowania Twojej storny w internecie. 

Ze swojej storny życzę Ci samych sukcesów a po więcej wiedzy zapraszam do konsultacji i szkoleń gdzie podzielę się z Tobą wiedzą a przede wszystkim długoletnim doświadczeniem pracy z klientem biznesowym.